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DETENGAMOS EL TIEMPO EN UN PAPEL
¿Pero cómo podemos detener el tiempo en un simple papel?, en esta ocasión me referiré a todo aquello que una empresa anhela y debiese hacer, que es “elaborar su manual de procedimientos” o “el know how” (en inglés), pero, ¿para qué es útil tener un manual de operaciones?; la empresa debe de asegurar que sus productos y/o servicios que fabrica o comercializa siempre estén hechos de la misma manera, para mantener una misma calidad y no exista varianza en la misma, y poder ofrecer a sus clientes lo que estos requieren y así satisfacer sus necesidades.
¿Cómo se puede elaborar un buen manual de procedimientos?,:
- Elabore un “gran mapa de su proceso” el cual es el corazón de su negocio, es decir, si hace “hamburguesas, ¿cuál será el macro-proceso para elaborarlas?
- Para plasmar lo anterior de una manera clara, describa en un cuadro, cuales son las ENTRADAS (todo lo que se requiere para hacer el producto y/o servicio), de inmediato conecte las ENTRADAS con el PROCESO (¿cómo va elaborar a grandes pasos sus productos?) Y únalos a las SALIDAS (¿qué espera obtener de lo que hizo en el proceso?), Y una las SALIDAS con las ENTRADAS con una flecha que diga RETROALIMENTACIÓN (¿describa que opina su cliente del producto?).
- Una vez identificado el macro-proceso, identifique en él, ‘cuales considera usted que son los “procesos clave” que hacen de cada paso que su producto se distinga de los demás y sea exitoso en el mercado, (márquelos con un circulo).
- Ya teniendo la lista de los procesos clave, estos serán los procedimientos a elaborar y a desarrollar.
- Seleccione a las personas que conocen más de cada proceso clave.
- Enséñelos a escribir procedimientos, es muy simple, solo tienen que describir en orden y de manera jerárquica, qué deben de hacer primero y así sucesivamente, para lograr que el procedimiento asegure hacer un buen producto en el cual es un experto(a), indicando el responsable de hacer cada una de estas.
- Después hay que escribir “la finalidad de ese procedimiento”, es decir ¿cuál es su objetivo?.
- Lo mejor sería hacerlo utilizando un formato, que establezca; el nombre del procedimiento, su finalidad, las actividades y el responsable de cada una de ellas, y las claves que la empresa desee asignarle para llevar un control, así como establecer el logotipo y nombre de la empresa para darle forma.
- Se recomienda adicionar un diagrama de flujo, que muestre en grafico el procedimiento e insertar fotos de ‘como se hace cada actividad”, será más sencillo comprenderlo.
Ven, ¿qué simple es organizarse? Y detener el tiempo en un papel, que exigirá una mejora continua por supuesto, pero basado en el conocimiento de los expertos.
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